Mitä tulee ottaa huomioon terveydenhuollon laiterekisterin hankinnassa?

Kymmenien toteutettujen käyttöönottojen perusteella olemme huomanneet, että terveydenhuollon laitteiden seuranta Excelissä on tehotonta eikä palvele potilasturvallisuutta.

Ammattimaisessa käytössä olevien terveydenhuollon laitteiden seurantaan on määritelty tarkat vaatimukset, joita kaikkien terveydenhuollon toimijoiden tulee noudattaa ja Excelin avulla lain vaatimusten täyttäminen on lähes mahdotonta. Kokosimme tähän blogikirjoitukseen tiivistetysti tärkeimmät ominaisuudet, jotka tulisi ottaa huomioon terveydenhuollon laitteiden seurannassa.

• Määräaikaishuoltojen seuranta: jokaisella terveydenhuollon laitteella on oma huoltoväli ja tarkastukset/määräaikaishuollot/kalibroinnit tulee toteuttaa tämän mukaistesti. Toteutumiseen tarvitaan ennakoiva järjestelmä, josta nähdään mitä laitteita pitää olla huoltamassa milloinkin.
• Vaaratilanteet ja viat: näiden seuranta ja kirjaukset on tehtävä jokaiselle laitteelle. Lisäksi vaaditaan Haipro-ilmoitukset.
• Käyttökoulutetut henkilöt: jokaisen laitteen osalta on oltava mahdollisuus kirjata laitteen käyttökoulutuksen saaneet henkilöt.
• Liitetiedostot: käyttöohjeet, huoltotodistukset, koulutussertifikaatit ym. on voitava ladata laitteille liitetiedostoina.

Lisätietoja löytyy kätevästi mm. Valviran sivuillta: https://www.valvira.fi/-/terveydenhuollon-laitteiden-ja-tarvikkeiden-seurantajarjestelma-kuntoon-kattavasti.

Moderni laiterekisteri on helppo tapa parantaa potilasturvallisuutta

Yllä oleva lista korostaa tärkeimpiä lain edellyttämiä laiterekisterin toimintoja, mutta tämän lisäksi laiterekisteriltä voi ja kannattaa edellyttää enemmän. Alla olemme keränneet listalle muutamia ominaisuuksia, jotka tuovat merkittävää lisäarvoa laitteiden seurantaan koko niiden elinkaaren ajalle:

• Vapaat laitteet: hankintoja tehdessä on tärkeää olla kokonaiskuva laitekannasta. Onko jossain toimipisteessä/osastolla käyttämättömiä laitteita? Onko uusien laitteiden hankinnalle perusteita? 
• Käytöstä poistuvat laitteet: organisaation johdossa on hyvä tietää, koska laitteet ovat tulossa elinkaarensa päähän. Milloin laitteet on tulossa käyttöajan päähän ja on budjetoitava korvausinvestointeja?  
• Vuokralaitteet: laitteita on yleensä rahoitettu useasta eri paikasta ja näiden vuokrasopimusten alkamis- ja päättymispäivistä on hyvä olla perillä, jotta toimintaan ei tule katkoksia ja hankinnat voidaan ennakoida.
• Lainatut laitteet: etenkin apuvälinepuolella, laitteita lainataan paljon ja niiden sijainnit sekä käyttäjät vaihtuvat tiheään tahtiin.
• Korjausfrekvenssi: hyvä laiterekisteripalvelu generoi dataa laitteiden korjaus- ja huoltomääristä. Tämä on arvokasta tietoa hankinnalle, kun mietitään, kannattaako laitetta enää huoltaa vai onko kustannustehokkaampaa hankkia tilalle uusi korvaava laite.
• Elinkaarikustannukset: laitteiden koko käytön ajalta kertyviä elinkaarikustannuksia on hyvä pystyä vertaamaan laitteen hankintahintaan. Milloin laite kannattaa poistaa?
• Inventaari: laitteiden inventointi on usein työläs prosessi, joka suoritetaan manuaalisesti. IDR:ssä tehokas inventointi tapahtuu koskettamalla laitteen IDR-älytarraa. Tämä on sekä nopeampi että luotettavampi inventointitapa.