Laitteiden omistaminen vs. IT-leasing

Jokaisen yrityksen on syytä pohtia kannattaako yrityksen IT-laitteet ostaa omaan taseeseen vai vuokrata laitteet leasing-yhtiön kautta. Tässä blogissa tarkastelemme molempia vaihtoehtoja ja pohdimme asiaa myös laitteiden elinkaaren hallinnan näkökulmasta.

Ennen kuin verrataan näitä kahta erilaista hankintatapaa tarkemmin, on hyvä huomioida muutama perusasia:

• Mitä tahansa IT-laitteita voi hankkia joko ostamalla tai vuokraamalla tai näiden yhdistelmällä.
• Laitetoimittajaksi kannattaa valita yrityksen tarpeisiin ja kokoluokkaan soveltuva kumppani. Tyypillisesti kannattaa keskittää hankinnat yhdelle tai kahdelle kumppanille.
• Yleensä yrityksen kannattaa keskittää rahoitus yhteen rahoitusyhtiöön riippuen siitä, minkälaisia laitteita hankintaan. Mikään ei toki estä uusien laitteiden hankkimista myös toiselta rahoitusyhtiöltä.

IT-laitteiden ostaminen

Plussat:

Kun yritys ostaa tarvitsemansa laitteet, yritys voi tehdä laitteilla mitä haluaa. Vapaus luo arvoa. Yritys voi pitää laitteita käytössä juuri haluamansa ajan ja hoitaa kaikki elinkaaren aikaiset toimenpiteet haluamallaan tavalla. Tämä on ostamisen ehdottomasti suurin hyöty: ostajana et ole riippuvainen mistään mikä luo joustavuutta myös muutostilanteisiin.

Ostamisen puolesta puhuu myös kustannustehokkuus; mikäli laitteet pysyvät pitkään käytössä, niiden elinkaarikustannus jää leasing-laitteita halvemmaksi. Pitkä käyttöikä on myös hyödyllinen ympäristön kannalta, sillä uuden laitteen valmistus aiheuttaa merkittäviä CO2-päästöjä. Kun ostetut laitteet eivät enää palvele, ne voidaan myydä milloin vain uusiokäyttöön.

Miinukset:

Ostamisella on myös huonoja puolia. Isoin näistä lienee pääoman sitoutuminen “rautaan”, joka voisi olla tuottavammassa käytössä. Tämän lisäksi kalliimpien laitteiden tai yllättävien hankintojen osalta yrityksen budjetti voi hidastaa tai jopa estää hankinnan. Teknologian nopean kehityksen johdosta laitteet vanhentuvat myös nopeasti ja ostamalla laitteen jäännösarvoriski jää yritykselle.

IT-laitteiden vuokraus / leasing

Plussat:

IT-laitteiden leasingissä yrityksen pääomaa ei sitoudu tuottamattomaan “rautaan”, jolloin rahat voidaan kanavoida kasvuun. Leasing onkin usein talousosaston mielestä paras vaihtoehto ja lisäksi tulevaisuuden kustannukset ovat aina tiedossa sekä helposti budjetoitavissa.

Toinen merkittävä hyöty leasingissä on se, että työntekijöillä on aina käytettävissään uusinta teknologiaa. Tietokoneissa käytetään usein 36 kk leasing-aikaa ja puhelimissa vastaavasti 24 kk. Sopimuksen loppuessa laite palautetaan rahoitusyhtiöön, joka hoitaa tietoturvallisen tyhjennyksen ja laitteen myynnin uusiokäyttöön. Työntekijä saa uuden tuliterän laitteen taas käyttöönsä.

Miinukset:

Leasingin selvä miinus on, että yritys sitoutuu aina käyttämään laitetta sopimuksessa määritellyn ajan. Toisin sanoen tarpeiden muuttuessa leasing-sopimus ei tarjoa mahdollisuutta palauttaa tai vaihtaa laitteita. Ainoa vaihtoehto on lunastaa laite rahoitusyhtiöltä omaksi, jonka jälkeen se voidaan myydä uusiokäyttöön. Tämä on työlästä ja kallista.

Toinen leasingin miinuspuoli on laitteiden palautusprosessin hallinnointi. Tämä on yleensä yrityksen IT-osaston painajainen, sillä ilman automaatiota kyseessä on hyvin työläs prosessi. Työntekijälle pitää tilata uusi laite, joka otetaan käyttöön ennen kuin kerätään palautettava laite pois ja koordinoidaan palautus rahoitusyhtiöön.

Ympäristövaikutusten merkityksen kasvaessa leasing-mallissa on se haaste, että uuden ostaminen aiheuttaa paljon päästöjä. Leasing ratkaisuja ei ole saatavilla käytettyihin IT-laitteisiin, joten ympäristötietoiselle yritykselle käytetyn kunnostetun laitteen ostaminen voi olla mielenkiintoinen ratkaisu.

Laitehallinta omien laitteiden osalta

Kun yritys omistaa omat IT-laitteeensa, on tärkeää varmistaa niiden tehokas käyttö ja ideaalinen elinkaaren pituus. Erityisesti viimeksi mainittu asia on tärkeä, sillä laitteiden arvo tippuu keskimäärin noin 5 prosenttia kuukaudessa. Tämän takia käytöstä poistuvat ja käyttämättömät laitteet on syytä huolehtia kierrätykseen ajoissa. Tähän apua tarjoaa kehittynyt ITAM-ohjelmisto, joka automatisoi laitteiden elinkaaren seurannan ja varmistaa, että laitteet saadaan pidettyä tehokkaassa käytössä sekä kierrätettyä oikeaan aikaan.

ITAM-ohjelmiston integraatioiden avulla laitteiden elinkaaren aikaisten tietojen päivitys ja muu ylläpito saadaan automatisoitua, jonka johdosta laitteiden omistaminen ei juurikaan lisää yrityksen IT:n työkuormaa. Nykypäivänä laiterekisteriin saadaan myös integroitua kierrätyksen lisäksi myös uusien laitteiden tilaaminen.

Leasing-laitteiden hallinta

Lähes kaikki leasing-yritykset tarjoavat asiakkailleen verkkopalvelun, josta yritys pääsee näkemään sopimuksen alaiset laitteet ja näiden sopimustiedot. Tämä on erittäin tärkeä työkalu, sillä vuokratut laitteet on palautettava ajallaan kalliiden jatkovuokrien välttämiseksi.

Erillisen ITAM-ohjelmiston avulla voidaan kuitenkin hallita usean eri rahoitusyhtiön leasing-laitteita samassa järjestelmässä sekä rakentaa automaatiota palautusprosessin hallinointiin. Tämän lisäksi samaan järjestelmään saamaan myös yrityksen omistamat laitteet.

Yhteenveto

Sekä osto että vuokraus ovat hyviä vaihtoehtoja hankkia IT-laitteita. Sopivimman tavan valinta riippuu organisaation lähtökohdista ja resursseista. On myös syytä huomioida, että eri hankintatavat eivät ole poissulkevia; välillä voidaan vuokrata ja välillä ostaa. Myös ajan saatossa tilanteet voivat muuttua.

Modernin ITAM-ohjelmiston avulla voidaan hallita laitteiden elinkaarta molemmilla eri hankintatavalla ja automatisoida manuaaliset prosessit mahdollisimman pitkälle.