Etätyö ja IT-laitteiden hallinnan haasteet

Etätyön räjähdysmäinen lisääntyminen on tuonut muutoksia myös IT-laitteiden hallintaan. Kun työpaikan fyysinen raja hämärtyy, IT-laitteiden elinkaaren hallinta muuttuu entistä monimutkaisemmaksi.

Tässä blogissa pureudumme syvemmin etätyön mukanaan tuomiin muutoksiin ja tarjoamme konkreettisia vinkkejä IT-laitteiden elinkaaren hallintaan.

Miten etätyö vaikuttaa IT-laitteiden hallintaan?

Etätyön lisääntyessä monet yritykset kamppailevat pysyäkseen ajan tasalla laitteistonsa sijainnista ja statuksesta. Manuaalisesti päivitettävä laitelista ei enää tarjoa ajantasaista tietoa laitteista ja pahimmissa tapauksissa se johtaa turhiin kuluihin ja tietoturvariskeihin.

1. Laitteet ovat siirtyneet toimiston ulkopuolelle

Työntekijät siirtävät työtään sujuvasti toimiston, kodin ja mökin välillä. Laitteiden hallinta muuttuu monimutkaisemmaksi, kun eri IT-laitteet liikkuvat työntekijän mukana. Tyypillisten IT-laitteiden lisäksi työtekijällä voi olla käytössä mm. telakka, erillinen näyttö ja headset.

Pahimmillaan edes työntekijä ei tiedä missä mikin laite tällä hetkellä sijaitsee. Usein lisälaitteet jäävät myös listaamatta laite-exceliin. On hyvä kuitenkin muistaa, että lisälaitteidenkin osalta puhutaan jopa 500-1000 eurosta per työntekijä.

2. Työntekijöiden vaihtuvuus aiheuttaa lisähaasteita

Kun työntekijä lopettaa, on tärkeää varmistaa, että laitteet palautuvat nopeasti takaisin yrityksen haltuun. Muista, että kadonneet IT-laitteet eivät ole pelkästään taloudellinen huoli, vaan se on myös potentiaalinen tietoturvariski.

3. Uusien laitteiden tilaus ja inventointi

On hyvin tyypillistä, että etätöitä paljon tekevä työntekijä tarvitsee erillisen näytön myös kotitoimistolle. Mikäli työntekijä on saanut luvan itse ostaa työvälineitä, laite jää helposti laiterekisterin ulkopuolelle.

Laitteiden hankinnan ja rekisteröinnin oli hyvä olla keskitetty, jotta jokainen laite saadaan kirjattua asianmukaisesti yrityksen laiterekisteriin. Näin varmistetaan, että kaikki hankinnat ovat IT-osaston tiedossa ja että ne voidaan suunnitella osana kokonaisvaltaista IT-strategiaa.

4. Vaihtolaitteiden hallinnan monimutkaisuus

Kun eri laitteet ovat hajautetusti kodin ja työpaikan välillä, vaihtolaitteiden hallinta ja tarpeiden mukainen uudelleenjärjestely muodostuvat monimutkaisiksi. Vapautuvia laitteita voi olla hankala siirtää seuraavalle työntekijälle, mikäli laitteen status ei ole tiedossa. Tällöin sorrutaan usein ostamaan uusi laite, jolloin vapaana ollut laite unohtuu varastoon tai jonkun kotiin.

5. Kierrätys jää työntekijän harteille

Mikäli uusi laite toimitetaan suoraan työntekijän kotiin, voi vanhan laitteen palautus viivästyä. Pahimmillaan laite jää työntekijän kaappiin pölyttymään ja sen arvo laskee nopeasti. Ilman ajankohtaista laitetietoa työntekijää ei välttämättä osata edes muistuttaa, joten kierrätys jää täysin työntekijän harteille.

Helppo tapa ratkaista laitehallinnan haasteet etätyön osalta

Etätyön aiheuttavat haasteet on onneksi helppo ratkaista. Johdonmukaisten prosessien lisäksi helppo keino parantaa IT-laitteiden hallintaa on ITAM -ohjelmisto. Voitte unohtaa nopeasti vanhentuvat excelit, manuaaliset prosessit ja saatte aina ajantasaista tietoa kaikista yrityksen laitteista.

Mikäli ITAM-ohjelmisto integroidaan laitetoimittajien kanssa, niin uusien laitteiden tilaaminen ja rekisteröinti hoituu lähes automaattisesti. Tämän lisäksi ohjelmisto voi tarjota apua myös IT-laitteiden kierrätysprosessin tehostamiseen.