Vad bör man ta hänsyn till vid inköp av ett register för vårdenheter?

Baserat på tiotals implementeringar har vi upptäckt att övervakning av vårdenheter i Excel är ineffektivt och att det är inte tryggt för patientsäkerheten.

Exakta krav har definierats för övervakning av vårdenheter i professionellt bruk. All verksamhet inom vården bör följa dessa krav, och med hjälp av Excel är det nästan omöjligt att uppfylla kraven som definieras i lagen. I detta blogginlägg har vi sammanfattat de viktigaste funktionerna som bör beaktas vid övervakning av hälso-och sjukvårdsenheter.

• Övervakning av periodiska underhåll: varje vårdenhet har en egen serviceintervall och granskningar/periodiska underhåll/kalibreringar bör utföras vartefter. För utförandet av detta behöver man ett proaktivt system som anger vilken enhet behöver underhåll och när.
• Faror och fel: övervakning och registreringar för dessa bör utföras för varje enhet. Dessutom krävs HaiPro-änmälan.
• Utbildade personer: för varje enhet måste det vara möjligt att registrera personer som är utbildade i att använda enheten.
• Bilagor: bruksanvisning, intyg om underhåll, utbildningscertifikat mm. måste kunna bifogas till enheterna.

Listan ovan lyfter fram de viktigaste funktionerna som krävs enligt lagen av enhetsregistret, men utöver dessa är det nödvändigt och möjligt att kräva mer av enhetsregistret. Nedan har vi sammanställt en lista över några funktioner som ger mervärde för enheternas övervakning under hela dess livscykel:

• Lediga enheter: vid inköp av nya enheter är det viktigt att ha en översikt över de befintliga enheterna. Finns det oanvända enheter på något kontor eller avdelning? Är det nödvändigt att köpa nya enheter?
• Enheter som kommer att avläggas: det är viktigt för organisationens ledning att veta när enheterna är i slutet av livscykeln. När kommer enheternas användning att närma sig slutet och när nya investeringar bör utföras för att byta ut enheterna.
• Hyrda enheter: enheter är vanligtvis finansierade från flera olika platser och det är bra att känna till start- och slutdatum för dessa hyresavtal så att det inte blir avbrott och affärer kan förutses.
• Uthyrda enheter: speciellt vid uthyrning av hjälpmedel, enheterna uthyrs mycket och deras platser samt användare ändras i snabb takt.
• Reparationsfrekvens: ett bra enhetsregister genererar data om reparation och service mängden. Detta är värdefullt information för inköp, då man överväger ifall det är mera lönsamt att reparera eller köpa nytt.
• Livscykelkostnader: det är bra ifall man kan jämföra livscykelkostnaderna som uppstår under enhetens livslängd emot enhetens inköpspris. När är det lönsamt att lägga ner enheten.
• Inventering: inventering av enheterna är ofta en mödosam process som utförs manuellt. Med hjälp av IDR utförs inventeringen effektivt genom att skanna IDR-smartetiketten på enheten. Detta är både en snabbare och mer tillförlitlig inventariemetod.