Työntekijän onboarding-prosessi IT-laitteiden hallinnan näkökulmasta
Uuden työntekijän aloittaminen tuo IT-tiimille joukon käytännön tehtäviä ja edellyttää tiivistä yhteistyötä HR:n, esihenkilön ja uuden työntekijän välillä. IT-laitteiden hallinta on keskeinen osa tätä kokonaisuutta.
Liian usein IT-tiimi joutuu kuitenkin hoitamaan laitteisiin liittyvät tehtävät manuaalisesti. Tämä aiheuttaa ylimääräistä säätöä, vie aikaa ja voi heikentää uuden työntekijän ensikokemusta.
Oikeat laitteet valmiina oikeaan aikaan
Ilman ajantasaista näkyvyyttä laitekantaan IT-tiimi ei välttämättä tiedä, ovatko tarvittavat laitteet jo saatavilla vai pitääkö ne tilata erikseen. Tämä johtaa usein puuttuviin lisävarusteisiin tai laitevalintoihin, jotka eivät vastaa työntekijän roolia. Onkin hyvä muistaa, että kannettavan tietokoneen ja puhelimen lisäksi monet työntekijät tarvitsevat esimerkiksi lisänäytön, telakointiaseman ja kuulokkeet, mikä lisää suunnittelun tarvetta.
Mikäli käytössä on modernin laiterekisteri, IT-tiimi näkee nopeasti mitkä laitteet ja lisävarusteet ovat heti saatavilla. Puuttuvat laitteet voidaan tilata ajoissa ja koko kokonaisuus suunnitella ennakkoon ilman kiirettä. Kun kaikki laitteet ovat valmiina ensimmäisestä työpäivästä lähtien, uusi työntekijä voi keskittyä työn aloittamiseen eikä laitteiden odotteluun.
Sujuvampi yhteistyö IT:n, HR:n ja esihenkilöiden välillä
Onnistunut onboarding edellyttää useiden tiimien saumatonta yhteistyötä. HR vastaa aloituspäivistä, esihenkilöt määrittelevät roolien tarpeet ja IT huolehtii laitehankinnoista sekä muista valmisteluista. Kun IT-laitteiden hankintaa ja käyttöönottoa hallitaan sähköposteilla ja Excel-taulukoilla, virheiden ja väärinkäsitysten riski kasvaa.
Oikeilla työkaluilla suurin osa IT-laitteisiin liittyvistä tehtävistä voidaan automatisoida. Uuden työntekijän lisääminen HR-järjestelmään voi käynnistää automaattisesti prosessin, joka luo tehtävät IT-tiimille ja lähettää muistutukset määräajoista. Näin prosessi käynnistyy ajoissa, etenee yhdenmukaisesti ja tarjoaa läpinäkyvyyttä kaikille osapuolille. Samalla voidaan välttää edestakainen viestintä eri tiimien kesken.
Hyvin hoidettu onboarding luo kestävän pohjan myös IT-laitteiden elinkaaren hallinnalle. Kun laitteiden tilaus ja inventointi automatisoidaan, IT:n ei tarvitse käyttää kallista aikaa perustehtävien suorittamiseen. Tämä tukee myös tietoturvaa sekä helpottaa tulevia auditointeja ja laitteiden palautusprosesseja.
Huom!
On erittäin tärkeää, että käytössä oleva laiterekisteri integroituu eri järjestelmien sekä kumppanien kanssa. Näin manuaaliset prosessit saadaan oikeasti automatisoitu ja tiedot pysyvät ajan tasalla. Integraatioiden avulla IT-laitteiden elinkaaren hallinta ja laitetilaukset voidaan hoitaa keskitetysti yhdessä järjestelmässä riippumatta toimittajasta tai omistussuhteesta.
Anna aloittavan työntekijän valita ja tilata laitteet
Osassa moderneja IT-laitteiden elinkaaren hallinnan ohjelmistoja työntekijälle voidaan tarjota mahdollisuus valita tarvitsemansa laitteet ennalta määritellyn budjetin puitteissa. Prosessi hoituu selkeän verkkopalvelun kautta ilman pitkiä sähköpostiketjuja.
Tässä tapauksessa työntekijä saa linkin, jonka kautta hän voi valita laitteet muutamalla klikkauksella. Hyväksynnän jälkeen laitteet toimitetaan varastosta tai tilataan automaattisesti valitulta toimittajalta.Työntekijä saa vapauden valita, ja IT säilyttää täyden hallinnan prosessista ilman lisätyötä. Samalla varmistetaan, että työntekijällä on juuri hänen tarpeisiinsa sopivat laitteet heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
Onboarding on tärkeä osa IT-laitteiden elinkaaren hallintaa
Oikeiden työkalujen kanssa IT-laitteiden hallinta onboarding-prosessin aikana ei kasvata IT-tiimin työtaakkaa. Automaatiot varmistavat tehokkaan prosessin, läpinäkyvän viestinnän sekä varmistavat, että elinkaaren hallinta etenee suunnitellusti myös jatkossa.
Älä anna IT-laitteiden elinkaaren hallinnan työllistää enemmän kuin pitäisi. IDR tuo IT-laitteiden koko elinkaaren yhden ohjelmiston alle. Sen lisäksi se integroi kumppanit ja automatisoi manuaaliset prosessit. Tutustu ohjelmistoon ja varaa esittely.
