Miten huomioit työntekijäkokemuksen IT-laitteiden valinnassa?

Työntekijöiden IT-laitteet, kuten läppärit, puhelimet ja muut oheislaitteet vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen, työntekijäkokemukseen ja tuottavuuteen. Näiden tekijöiden lisäksi IT-tiimi joutuu tarkastelemaan laitteita myös niiden hallittavuuden, tietoturvan ja kustannusten kautta.

Monessa organisaatiossa IT-laitteet hankitaan pääosin vakiokumppanin kautta, mutta tilausprosessit ja tuotekatalogi vaihtelevat jonkin verran. Osassa tapauksista työntekijät voivat itsenäisesti tilata uusia laitteita kumppanin omasta verkkokaupasta ja joissakin organisaatioissa kaikki työntekijät saavat saman laitteen ilman valinnanvapautta.

Tässä kirjoituksessa syvennymme IT-laitteiden hankintaan työntekijän näkökulmasta sekä siihen, millaisia vaikutuksia laitevalinnoilla on IT:n arkeen ja työntekijäkokemukseen.

Kaikille työntekijöille sama laite

Tässä lähestymistavassa IT-tiimi määrittelee yhden tai kaksi laitemallia per kategoria. Näin jokainen työntekijä käyttää pääosin samoja laitteita, ja laitekanta pysyy hyvin hallittuna.

Malli toimii hyvin tapauksissa, joissa työntekijät tekevät hyvin identtistä työtä. IT-tiimin näkökulmasta tämä on myös vähiten työllistävä malli, sillä tässä mallissa laitteiden tilaus ja käyttöönotto voidaan pitkälti automatisoida ja ongelmatilanteet on usein nopea hoitaa. Standardointi helpottaa myös laitteiden elinkaaren hallintaa. Kun laitekanta on pitkälti yhdenmukainen, laitteiden vaihtaminen, huoltaminen ja kierrättäminen hoituu tutun kaavan kautta.

Mikäli työntekijöiden tehtävät eroavat riittävästi toisistaan, syntyy nopeasti erilaisia haasteita. Tämän lisäksi toimintatavalla on usein hieman negatiivinen vaikutus työntekijäkokemukseen, sillä osa työntekijöistä toivoo valinnanvapautta. On hyvä myös muistaa, että pitkässä juoksussa laitekantaan tulee joka tapauksessa jonkun verran variaatiota mallien muutosten myötä.

Työntekijä valitsee laitteet rajatusta tuotekatalogista

Yhä useampi yritys käyttää mallia, jossa työntekijät voivat valita IT-laitteensa ennalta määritellystä ja IT:n hyväksymästä tuotekatalogista. Tässä mallissa IT-tiimi suunnittelee tuotekatalogin etukäteen ja pystyy huomioimaan erilaiset tarpeet.

Katalogiin valitaan rajattu määrä läppäreitä, näyttöjä ja muita oheislaitteita, jotka on testattu ja todettu yhteensopiviksi yrityksen hallintamallien, tietoturvakäytäntöjen ja työympäristön kanssa. Tyypillisesti tällainen katalogi sisältää 2-5 eri vaihtoehtoa per tuoteryhmä. Eri vaihtoehtojen kautta voidaan tarjota perusläppärin lisäksi myös tehokkaampia versioita tai eri tuotemerkkejä (esim. Apple-laitteita).

Tämän mallin etuna on tasapaino hallinnan ja valinnanvapauden välillä. IT pystyy pitämään laiteympäristön hallittavana, mutta työntekijä saa silti mahdollisuuden valita itselleen sopivimmat työvälineet. Ilman selkeitä prosesseja ja oikeita työkaluja tämä malli voi kuitenkin pitkällä aikavälillä lisätä IT-tiimin työmäärää huomattavasti, kun erilaisten IT-laitteiden elinkaarta täytyy hallita yhä monimutkaisemmassa ympäristössä.

Työntekijä valitsee laitteensa täysin vapaasti

Tässä toimintamallissa työntekijä valitsee laitteensa lähes vapaasti toimittajan verkkokaupasta tai erittäin laajasta katalogista. Usein tähänkin malliin liittyy tiettyjä reunaehtoja. IT voi esimerkiksi määritellä hyväksytyt käyttöjärjestelmät, valmistajat tai vähimmäisvaatimukset laitteiden suorituskyvylle, hinnalle ja tietoturvalle.

Hyvänä puolena malli tarjoaa työntekijöiden lähes täyden autonomian, joka voi toimia hyvin pienemmissä organisaatioissa. Pitkässä juoksussa tämä toimintamalli johtaa kuitenkin hajanaiseen IT-laiteympäristöön, mikä tekee kustannusten ennustamisesta sekä elinkaaren hallinnasta monimutkaista jopa pienessä firmassa. IT-tiimin näkökulmasta tämä myös tarkoittaa kasvavaa tukikuormaa, sillä ongelmatilanteiden ratkominen voi vaatia laajempaa selvitystyötä.

Miten löytää tasapaino IT-laitteiden elinkaaren hallinnan ja työntekijäkokemuksen välillä?

Pitkälle vakioitu laiteympäristö tarjoaa IT:lle kontrollin ja vähentää ylimääräistä selvittelyä, mutta tuntuu käyttäjistä usein aika rajoittavalta. Täysin vapaa malli taas antaa työntekijöille paljon joustavuutta, mutta lisää IT:n työkuormaa nopeasti.

Monelle organisaatiolle toimivin ratkaisu löytyy näiden toimintamallien välistä. Tämän lisäksi on tärkeää huomioida tapa, jolla yritys hallitsee IT-laitteita. Mikäli yrityksellä on käytössään moderni laiterekisteri, myös monipuolinen laitekanta pysyy tehokkaasti hallinnassa. Hyvillä työkaluilla laitekannan monimutkaisuus ei välttämättä lisää elinkaaren hallintaan liittyvien hallinnollisten toimenpiteiden määrää.

IDR tarjoaa valinnanvapautta työntekijöille ja parempaa hallittavuutta IT-tiimille

IDR:n avulla voidaan luoda toimittajariippumaton tuotekatalogi ja tarjota työntekijöille enemmän valinnanvapautta. Tuotekatalogi voi sisältää useiden eri toimittajien IT-laitteita sekä omistus- kuin leasing-laitteita. Lisäksi katalogit voidaan kohdentaa eri rooleille tai käyttäjäryhmille, jolloin eri tehtävissä toimiville työntekijöille voidaan tarjota heidän tarpeisiinsa sopivia laitevaihtoehtoja ilman manuaalista säätöä.

Nyt organisaatio voi optimoida laitevalikoimaa sekä IT:n työmäärän että kustannusten näkökulmasta ilman että työntekijäkokemus kärsii. Työntekijöille voidaan tarjota helppokäyttöinen verkkokauppamainen käyttöliittymä, jossa he näkevät heille määritellyn budjetin sekä heidän roolilleen kuuluvan tuotekatalogin. Mikäli työntekijä haluaa valita budjettia kalliimman laitteen, budjetin ylittävä osuus voidaan maksaa itse. IDR:n avulla myös laitteiden koko elinkaarta on helppo hallita.

Järjestelmä mahdollistaa myös elinkaaren eri vaiheisiin liittyvien toimenpiteiden automatisoinnin, kuten tilausten, seurannan ja palautusten hallinnan. Automaatio vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että laitteiden hallinta pysyy tehokkaana myös silloin, kun laitekanta kasvaa tai monipuolistuu.