Näin onnistut laiterekisterin käyttöönotossa

Olitpa sitten korvaamassa vanhaa laiterekisteriä, Exceliä tai aloittamassa täysin puhtaalta pöydältä, uuden laiterekisterin käyttöönotto kannattaa tehdä huolellisesti. Jos prosessi tehdään kiireessä, se voi aiheuttaa turhaa vaivaa tulevaisuudessa ja johtaa puutteelliseen lopputulokseen.

Listasimme omat vinkimme laiterekisterin käyttöönottoon. Tutustu vinkkeihin ja vältä yleisimmät sudenkuopat.

Vaihe 1: Määritä tavoitteesi

Käyttöönoton aikana joudut sovittamaan yhteen laitetiedot, ihmiset ja prosessit. Ennen kuin kosket ohjelmistoon, pysähdy miettimään, mitä oikeasti haluat uudelta laiterekisteriltäsi.

Esimerkki:

Mitä laitteita haluat sisällyttää?
Mitä ominaisuuksia ja integraatioita tarvitset?
Ketkä tarvitsevat järjestelmään käyttöoikeudet?

Tämä saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta moni projekti menee pieleen vain siksi, että tavoitteet ja tarpeet eivät olleet alussa selkeitä. Tässä vaiheessa on myös tärkeää varmistaa, että kaikki osapuolet ovat tietoisia tulevasta muutoksesta ja valmiita siihen.

Tämän lisäksi on myös hyvä asettaa selkeät välitavoitteet ja aikataulu käyttöönotolle. Mikäli laitteita on paljon, kannattaa käyttöönotto vaiheistaa. Ensin tuodaan järjestelmään kannettavat ja puhelimet, ja vasta sen jälkeen muut laitteet, kuten näytöt ja kuulokkeet.

Vaihe 2: Kartoita nykyiset laitetiedot ja prosessit

Useimmissa organisaatioissa on jo jonkinlainen "laiterekisteri" käytössä. Olipa laitetiedot sitten hankintajärjestelmässä, Excelissä tai UEM-järjestelmässä, seuraava askel on kerätä tämä tieto yhteen.

Tässä vaiheessa on hyvä pohtia esimerkiksi:

• Missä eri laitetiedot tällä hetkellä sijaitsevat?
• Mitä tietoja puuttuu tai mitä tarvitaan jatkossa?
• Millaisia prosesseja laiterekisterin ympärillä on nyt?
• Mitä niistä kannattaisi automatisoida?

Tämä auttaa tunnistamaan puutteet ja nykyiset ongelmat, jotka kannattaa ratkaista käyttöönoton aikana. Samalla voit kehittää koko IT-laitteiden hallintaa entistä paremmaksi.

Vaihe 3: Tuo tiedot järjestelmään

Tietojen siirto on usein melko suoraviivaista, sillä useimmat nykyaikaiset järjestelmät tukevat useita tuontimuotoja. Tässä vaiheessa on myös tärkeää muistaa puhdistaa tiedot. Mikäli puhdistusta ei tehdä, vanhentuneet tiedot tulevat aiheuttamaan ylimääräistä työtä myöhemmin.

Esimerkki:
IDR:n avulla voit hyödyntää erilaisia sisäänrakennettuja työkaluja, jotka helpottavat prosessia. Voit tuoda kaiken datan järjestelmään ja käyttää inventointityökalua tai Intunen “last logged on user” -tietoa, suodattaaksesi ja tarkentaaksesi tietoja. 

Vaihe 4: Yhdistä muihin järjestelmiin ja prosesseihin

Uudesta laiterekisteristä saa eniten hyötyä irti vasta, kun se on integroitu muuhun IT-ympäristöön. Ilman integraatioita se jää valitettavan usein irralliseksi työkaluksi. Pahimmassa tapauksessa se ei juuri eroa Excelistä.

Käyttöönoton aikana kannattaa harkita integraatioita esimerkiksi:

• Identiteetin- ja pääsynhallintajärjestelmiin (esim. Azure AD, Okta)
• UEM-ohjelmistoihin (esim. Intune, Jamf, SCCM)
• ITSM-järjestelmiin (esim. ServiceNow, Jira Service Management)
• Hankinta-, talous- ja muihin kumppaneihin

Jo muutama hyvin valittu integraatio voi merkittävästi lisätä tehoa, vähentää manuaalista työtä ja pitää tiedot paremmin ajantasaisina.

Vaihe 5: Määritä käyttäjäroolit ja pääsyoikeudet

Käyttäjäroolit ja oikeudet kannattaa määrittää loppukäyttäjien tarpeiden mukaan. Näin varmistat, että kaikki saavat järjestelmästä parhaan mahdollisen hyödyn. 

Esimerkkejä rooleista ja oikeuksista:

• Kaikki työntekijät: voivat nähdä ja hallita omia laitteitaan. Jos laiterekisterissä on hankintaominaisuuksia, työntekijät voivat myös tilata uusia laitteita suoraan oman budjetin puitteissa.
• Tiiminvetäjät / esihenkilöt: voivat tarkastella tiimin jäsenten laitteita ja käyttöä, hallita tiimin oikeuksia ja käyttää raportointityökaluja.
• IT: täydet oikeudet järjestelmän hallintaan, käyttäjiin, tietoturvaan ja ympäristön ylläpitoon.

Vaihe 6: Rakenna automaatiot

Hyvä laiterekisteri pystyy automatisoimaan paljon, aina inventoinnista muistutuksiin ja laitteiden elinkaaren hallinnan eri prosesseihin. Mitä aikaisemmin alat rakentamaan automaatioita osaksi prosesseja, sitä nopeammin näet niiden hyödyt.

Jos haluat tietää tarkemmin automaatioista, käy lukemassa blogimme: IT-laitteiden hallinnan automatisointi – Miksi, miten ja milloin.

Hyvä käyttöönotto on sujuvan laitehallinnan perusta

On tärkeää muistaa, että uuden laiterekisterin käyttöönotto ei ole pelkkä tekninen projekti. Se tarjoaa loistavan mahdollisuuden kehittää prosesseja, osallistaa uusia ihmisiä ja automatisoida rutiinitehtäviä. 

Aiemmin laiterekisterit olivat lähinnä staattisia laitelistoja. Nykyaikainen laiterekisteri automatisoi inventoinnit, muistutukset ja elinkaaren hallinnan vaiheet sekä pitää tiedot ajan tasalla integraatioiden avulla. Kun järjestelmä on vielä yhdistetty hankinta-, IT- ja talousjärjestelmiin, tieto kulkee automaattisesti ja virheet vähenevät. Samalla myös ulkoiset kumppanit, kuten laitehankinnan ja kierrätyksen toimijat, saadaan mukaan yhteiseen näkymään, mikä tekee laitehallinnasta kokonaisvaltaista ja läpinäkyvää.

Jos etsit tehokasta mutta helppokäyttöistä laiterekisteriä, esittelemme mieluusti IDR-ohjelmiston ja sen hyödyt teille.