Kuinka vähentää inhimillisiä virheitä IT-laitteiden hallinnassa
IT-laitteiden elinkaaren hallinta kuulostaa aluksi yksinkertaiselta, mutta suuremmissa organisaatioissa siitä tulee nopeasti monimutkainen ja virhealtis prosessi. Laitteita unohtuu, uusia laitteita tilataan turhaan ja joku unohtaa päivittää tietoja Exceliin.
Asia voi tuntua pieneltä ongelmalta, mutta ajan myötä nämä pienet virheet aiheuttavat merkittäviä kustannuksia ja ylimääräistä työtä IT-tiimille. Listasimme oheen yleisimpiä virheitä, joihin olemme törmänneet IT-laitteiden elinkaaren hallinnassa ja miten oikeat työkalut sekä automaatiot auttavat ehkäisemään niitä.
Laiteinventaario vanhenee nopeasti
Manuaalinen laitteiden seuranta perustuu siihen, että ihmiset muistavat päivittää asioita aina, kun laitteita tilataan, siirretään tai palautetaan varastoon. Ajan myötä tämä johtaa hyvin usein tilanteeseen, jossa inventaario ei enää pidä paikkaansa. Turhan vaivan ja säädön lisäksi väärä tieto vaikeuttaa budjetointia ja suunnittelua.
Esimerkiksi laitteet voivat näkyä varastossa, vaikka ne on jaettu jo viikkoja sitten. Työntekijän kannettava voi olla merkitty aktiiviseksi, vaikka se on palautettu ja laitettu varastoon.
Automaatiot ja kunnollinen laiterekisteri pitävät inventaarion jatkuvasti ajan tasalla. Laitteet rekisteröidään oston ohessa ja elinkaaren aikaiset toimenpiteet kirjataan automaattisesti. Tämän lisäksi erilaiset integraatiot rikastavat laitetietoja entisestään sekä vähentävät manuaalista työtä.
Laitteita ei palauteta ajoissa
Palautusaikataulut unohtuvat helposti, jos automaattisia muistutuksia ei ole. Manuaalinen muistuttelu vie aikaa ja jää usein tekemättä. Ilman ajantasaista tietoa sekä automaattisia muistutuksia, työntekijät eivät välttämättä edes muista, mitä kaikkia laitteita heille on vuosien mittaan kertynyt ja mitkä tulisi palauttaa.
Pahimmillaan epäselvät vastuut ja manuaaliset prosessit johtavat laitehävikkiin, viiveisiin uudelleenkäytössä, ylimääräisiin leasing-maksuihin ja tietoturvariskeihin. Automaation avulla palautusprosessi on helppo sekä IT-tiimille että työntekijälle. Jokaisen laitteen palautusta seurataan automaattisesti ja muistuttelu tapahtuu ilman vaivaa.
Laitteet katoavat tiimien tai toimipisteiden välillä
Ilman kunnollista laiterekisteriä ja seurantaa laitteet katoavat yllättävän helposti. Näyttö siirtyy työntekijältä toiselle, annetaan väliaikaiselle konsultille tai viedään varastoon. Kuukausia myöhemmin kukaan ei muista, missä se on. Pitkällä aikavälillä tämä voi tarkoittaa merkittäviä lisäkustannuksia, jos esimerkiksi 10–20 % IT-oheislaitteista katoaa.
Nykyaikaisella laiterekisterillä jokaisen laitteen koko historia on helposti nähtävissä. Näet, kuka on käyttänyt laitetta viimeksi ja missä sen pitäisi olla. Tämä helpottaa myös auditointeja ilman tuntien manuaalista selvitystyötä.
Takuu umpeutuu huomaamatta
Manuaalisessa laitehallinnassa on hyvin tavallista huomata takuun päättyminen vasta silloin, kun laite hajoaa. Satojen laitteiden takuupäivien seuraaminen käsin on vaikeaa, ja ilman automaatiota ne jäävät helposti huomaamatta.
Automatisoitujen ilmoitusten avulla päättyvät takuut saadaan nopeasti kiinni. Tämän lisäksi halutut jatkotoimenpiteet on hyvä automatisoida, jottei näistä seuraa ylimääräistä työtä IT-tiimille.
Vanhat laitteet eivät tule tyhjennetyiksi oikein
Elinkaaren loppuvaiheessa inhimillisiä virheitä tapahtuu usein. Laitteita jää varastoon tai ne annetaan eteenpäin ilman dokumentaatiota, tai tietojen tietoturvallinen tyhjennys jää tekemättä. Pahimmillaan tämä aiheuttaa isojakin tietoturvariskejä.
Kunnollinen laiterekisteri ja automaatiot varmistavat, että tyhjennys, sertifiointi ja seuranta tehdään aina oikein. Samalla voidaan varmistaa, että dokumentaatio löytyy aina samasta paikasta.
Uusille työntekijöille tilataan väärät laitteet
Hyvin tyypillinen tilanne on se, että esihenkilö pyytää laitteita uudelle työntekijälle, mutta manuaalisen laitehallinnan takia IT tilaa vahingossa laitteita, joita olisi jo varastossa. Joskus tilaus tehdään myös liian myöhään, koska pyyntö ei ehtinyt IT:lle ajoissa tai kyseinen laite oli loppunut toimittajalta. Pahimmillaan tämä johtaa siihen, että uusi työntekijä aloittaa ilman tarvittavia työvälineitä, mikä on turhauttavaa kaikille osapuolille.
Ajantasainen tieto sekä laitteiden tilaamiseen integroitu laiterekisteri varmistaa, että oikeat laitteet tilataan aina ajoissa. Tämän lisäksi automaattisten muistutuksien avulla saadaan tuettua IT-tiimin arkea.
Bonus:
Mikäli laitteiden tilaamisprosessia halutaan tehostaa entisestään, uusi työntekijä voisi valita tarvitsemansa laitteet valmiista valikoimasta ja tehdä tilauksen helposti web-portaalin kautta. Tällaisen toimintamallin mahdollistavat esimerkiksi tietyt IT-laitehallinnan ohjelmistot, kuten IDR. Näin työntekijälle annetaan enemmän vapautta valita omiin tarpeisiinsa parhaiten soveltuvat työvälineet. Tämä on yksinkertainen ja tehokas keino parantaa työntekijäkokemusta IT-laitehallinnan avulla.
Useimmat virheet johtuvat manuaalisista prosesseista
Manuaaliset muistutukset, vanhentuneet Excelit ja epäselvät vastuut aiheuttavat todellisia ongelmia IT-laitteiden hallinnassa. Automatisoitu IT-laitteiden elinkaaren hallinta poistaa nämä heikot kohdat luomalla selkeät prosessit, pitämällä tiedot ajan tasalla ja varmistamalla, että asiat tapahtuvat oikeaan aikaan.
Mikäli etsitte modernia ratkaisua IT-laitteiden elinkaaren hallintaan, voitte varata lyhyen esittelyn täältä. IDR tuo IT-laitteiden hankinnan, hallinnan sekä kierrätyksen yhden ohjelmiston alle. Sen lisäksi se integroi kumppanit ja automatisoi manuaaliset prosessit.
