Millainen vaikutus IT-laitteiden elinkaaren hallinnalla on eri tiimeihin?

IT-laitteiden elinkaaren hallintaa pidetään usein IT-tiimin sisäisenä asiana, vaikka sen vaikutukset ulottuvat laajasti eri tiimeihin ja henkilöihin. Mikäli yhteinen prosessi ja työkalut puuttuvat, tekeminen pirstaloituu ja seuraukset näkyvät nopeasti niin IT-tiimin työpöydällä kuin loppukäyttäjillä.

Avaamme tässä kirjoituksessa laajemmin, millaista IT-laitteiden elinkaaren hallinta on IT-tiimin ulkopuolella ja millaisia vaatimuksia se asettaa organisaation prosesseille.

IT-laitteen elinkaari osana HR-prosesseja

Monessa organisaatiossa HR-tiimi vastaa siitä, että uuden työntekijän aloitus etenee jouhevasti. Sama vastuu korostuu myös työsuhteen päättyessä. IT-laitteiden hallinnan näkökulmasta tämä tarkoittaa, että laitteiden tilaukset ja palautukset päätyvät osittain myös HR:n vastuulle.

Mikäli yhteistyö HR:n ja IT-tiimin välillä ei toimi saumattomasti, seurauksena on usein ylimääräistä selvittelyä ja mahdollisia tietoturvariskejä. Pahimmillaan uusi työntekijä joutuu odottamaan laitteita ja lähtevän työntekijän laitteet jäävät palauttamatta ajoissa.

Vaikka IT-laitteiden tekninen hallinta ei kuulu HR:n vastuulle, HR:n on tärkeää tietää, missä vaiheessa laiteprosessi kulloinkin etenee, milloin siihen liittyvät toimenpiteet tapahtuvat ja mitä heiltä odotetaan. Vastaavasti myös IT:llä on tarve nähdä työntekijän tilanne prosessin aloittamiseksi.

IT-laitteen elinkaari esihenkilötyössä

Esihenkilöt ovat IT-laitteiden elinkaaren hallinnan näkökulmasta usein hieman näkymättömässä roolissa. Esihenkilöiden vastuulla on varmistaa, että tiimin jäsenillä on tarvittavat työvälineet työn tekemiseen ja voivat jopa vastata niiden tilaamisesta.

Käytännössä esihenkilö toimii työntekijän, IT:n ja HR:n välissä. Uuden työntekijän aloituksessa, laitevaihdoissa tai poikkeustilanteissa kysymykset päätyvät monesti ensin esihenkilölle. Tämä johtaa usein tilanteisiin, joissa esihenkilö joutuu itse selvittämään, missä uusi laite menee, mitä lisälaitteita voidaan tilata tai koska laitteen vaihto tulee ajankohtaiseksi.

Kun laitetieto on hajallaan tai sitä ei ole helposti saatavilla, yksinkertaisistakin kysymyksistä syntyy turhaa edestakaista selvittelyä. Esihenkilön kannalta onkin tärkeää, että oman tiimin laitteisiin liittyvät tiedot ovat helposti nähtävissä ja uusien laitteiden tilaamiseen liittyvä prosessi on mahdollisimman suoraviivainen.

IT-laitteen elinkaari loppukäyttäjälle

Harva työntekijä varsinaisesti pohtii taustalla olevia käytäntöjä, mutta heillä on myös tärkeä rooli IT-laitteen elinkaaren hallinnassa.

Uuden työntekijän kohdalla laitetilaus on usein ulkoistettu, mutta laitteen vaihtotilanteissa vastuu kantautuu myös työntekijälle itselleen. Jotta prosessi hoituu vaivattomasti, on työntekijän tiedettävä, mistä uusi laite tilataan, millaisia laitevaihtoehtoja on tarjolla, milloin tilaus tulee tehdä ja koska vanha laite pitää viimeistään luovuttaa.

Erityisesti vanhan laitteen fyysinen palautus on usein kompastuskivi ja loppukäyttäjän muistuttaminen sekä palautuksen helpottaminen ovat avainasemassa.

IT-laitteen elinkaari talousosastolle

Talousosastolle IT-laitteiden elinkaaren hallinta tarkoittaa pitkälti kustannusten hallintaa. Laitteet ovat merkittävä investointi, ja ilman selkeää kokonaiskuvaa hankinnat, vaihdot ja poistot ovat vaikeasti seurattavia ja budjetoitavia.

Talousosastolle on tärkeää tietää, kuinka monta laitetta organisaatiossa on käytössä, missä ne ovat, kenen käytössä ne ovat ja missä vaiheessa niiden elinkaari on. Näiden tietojen avulla budjetointia ja investointeja voidaan suunnitella realistisesti, poistot ajoittaa oikein ja kustannukset kohdistaa oikeille yksiköille.

Mikäli IT-laitteiden hankinnassa käytetään rahoitusta, laitteen käytönaikaiset siirrot eri käyttäjälle/kustannusyksikköön aiheuttavat talousosastolle päänvaivaa, ellei tietoja ole integroitu ITAM-järjestelmästä rahoitusyhtiöön.

Hyvin hoidettu elinkaari on koko organisaation etu

Manuaalinen päivittäminen, yksittäiset poikkeukset ja jatkuva viestintä esihenkilöiden, HR:n, talousosaston ja käyttäjien kanssa vievät yllättävän paljon aikaa. Tästä syystä hyvä yhteistyö, modernit työkalut ja prosessien automatisointi on IT-tiimin näkökulmasta paras keino hallita IT-laitteiden elinkaaria.

Kun laitteiden tiedot kootaan yhteen paikkaan ja eri tiimeille tarjotaan pääsy tietoihin, kaikilla tarvittavilla osapuolilla on sama tilannekuva. Esimerkiksi modernin laiterekisterin kautta nähdään, kenellä laite on käytössä, missä vaiheessa sen elinkaari on ja mitä toimenpiteitä on tulossa seuraavaksi. Pelkästään tämä vähentää kyselyitä, väärinkäsityksiä ja päällekkäistä työtä.

Tämän lisäksi kun kaikki laitetieto löytyy yhdestä paikasta ja toimintatavat on määritelty selkeästi, prosesseja voidaan automatisoida luotettavasti. Automaatio vähentää manuaalista työtä entisestään, varmistaa oikea-aikaiset toimenpiteet ja keventää kaikkien osapuolten arkea.

Älä anna IT-laitteiden elinkaaren hallinnan työllistää enemmän kuin pitäisi. IDR tuo IT-laitteiden koko elinkaaren yhden ohjelmiston alle. Sen lisäksi se integroi kumppanit ja automatisoi manuaaliset prosessit. Tutustu ohjelmistoon ja varaa esittely.