Onko teillä IT-laitteiden EOL-prosessi kunnossa?

Kun organisaationne IT-laitteet tulevat elinkaarensa päähän, ne täytyy kierrättää tai palauttaa leasing-yhtiölle. On valitettavan yleistä, että laitteita kuitenkin unohtuu varastoon pölyttymään tai palautusaikataulu viivästyy. Tämä voi aiheuttaa turhia lisäkustannuksia ja pahimmassa tapauksessa unohduksesta voi syntyä myös tietoturvaongelmia.

Hyvin suunnitellulla EOL-prosessilla (End of Life) voidaan varmistaa laitteiden tietoturvallinen kierrätys ja onnistunut palautusprosessi. Mikäli aihe kiinnostaa, niin paneudumme siihen hieman tarkemmin tässä kirjoituksessa.

Miksi EOL-prosessia ei kannata unohtaa?

IT-laitteiden hallinnassa huomio kiinnittyy usein hankintaan ja laitteiden seurantaan, mutta elinkaaren loppu jää helposti muiden prosessien varjoon. Huonosti hoidettu tai manuaalinen EOL-prosessi vie IT-tiimiltä turhaa aikaa ja voi johtaa moniin ongelmiin, kuten edellä mainittiin.

Hyvin suunniteltu EOL-prosessi on sen sijaan nopea ja taloudellisesti järkevä. Etenkin yritysläppärit sekä -puhelimet ovat usein edelleen käyttökelpoisia ja niistä voidaan jälleenmyynnissä saada hyvä hinta. Tämän lisäksi laitteiden jatkokäyttö tukee kestävää kehitystä. 

Mistä EOL-prosessin suunnittelu kannattaa aloittaa?

1. Laadi selkeä suunnitelma

   Jokaisella organisaatiolla tulisi olla selkeä ja kirjallinen ohjeistus IT-laitteiden käytöstä poistamiseen. Ohjeistuksessa on tärkeää määritellä, milloin ja miten laitteet poistetaan käytöstä. Mikäli organisaatiossa käytetään sekä omistettuja että leasing-laitteita, käyttäjille on hyvä selventää toimintatavat kummassakin tapauksessa. Hyvin dokumentoitu ja tehokkaasti jalkautettu suunnitelma varmistaa toimintatapojen yhdenmukaisuuden koko organisaatiossa.

2. Seuraa IT-laitteita alusta alkaen

   Selkeä ja ajan tasalla oleva näkyvyys IT-laitteisiin helpottaa EOL-prosessin ajoittamista. Kun tiedät tarkalleen, mitä laitteita sinulla on ja missä kunnossa ne ovat, voit suunnitella hankinnat ja ajoittaa laitteiden poiston oikein. Tämän tiedon avulla voidaan myös automatisoida EOL-prosessin eri vaiheita.

3. Varmista tietoturva tietojen tyhjennyksellä

   Ennen laitteen hävittämistä tai palautusta on varmistettava, että kaikki tiedot poistetaan pysyvästi. Poistotavat vaihtelevat laitetyypin mukaan. Mieti, onko organisaatiossasi osaamista tehdä tämä itse vai kannattaako turvautua luotettuun kumppaniin.

4. Valitse oikea hävitystapa

   Kaikkia IT-laitteita ei tarvitse kierrättää perinteisesti. Riippuen laitteen kunnosta, vaihtoehtoja on tarjolla useita. Toimivat laitteet voidaan myydä edelleen ja saada näin osa hankintahinnasta takaisin. Rikkoontuneet tai liian vanhat laitteet tulee kierrättää, jotta tärkeät materiaalit saadaan eteenpäin.

5. Arvioi ja kehitä EOL-strategiaa säännöllisesti

   IT-laitteiden hallinta on jatkuvaa työtä. Yrityksen kannattaa säännöllisesti tarkastella EOL-prosessien toimivuutta ja kehittää niitä edelleen. Hyödyllisiä mittareita ovat esimerkiksi laitteiden käyttöaste, elinkaaren pituus, huoltotiheys ja kierrätysmäärät.

6. Automatisoi EOL-prosessit

   Manuaalinen työ vie aikaa ja altistaa virheille. Modernin laiterekisterin ja erilaisten automaatioiden avulla voidaan poistaa manuaaliset työvaiheet, käyttäjien muistuttelu sekä varmistaa, että laitteet käsitellään ajallaan. Oikeilla työkaluilla on mahdollista automatisoida koko IT-laitteen elinkaari aina hankinnasta elinkaaren loppuun saakka.

Automatisointi säästää aikaa ja hermoja

Hyvin suunniteltu EOL-prosessi (End of Life) auttaa ehkäisemään tietoturvariskejä ja hallitsemaan laitekannan kokonaiskustannuksia. Manuaalisesti hoidettuna prosessi on kuitenkin usein työläs ja altis virheille. EOL-prosesseja ei kannata myöskään jättää sattuman tai muistin varaan. 

IDR:n avulla voitte luoda automatisoidut prosessit ja saada auditointikelpoiset raportit. Lue miten IDR voi automatisoida EOL-prosessinne.