Oma vai rahoitusyhtiön laiterekisteri?

Yrityksen IT-laitteet voidaan hankkia monella eri tavalla. Ostamalla suoraan verkkokaupasta, leasing-sopimuksella, osana IT-palveluntarjoajan palvelua tai vaikkapa työntekijän itse tuomana. Laitehallinnan näkökulmasta laitteet käyttäytyvät käytön aikana hyvin samalla tavalla. Suurin ero eri hankintatapojen osalta on niiden käytöstä poisto elinkaaren lopussa.

Jos hankit laitteet leasingillä, rahoituskumppani saattaa tarjota teille laiterekisteriä, jonka avulla leasing-laitteita voidaan seurata. Kannattaako tällaisen varaan kuitenkaan tukeutua IT-laitteiden elinkaaren hallinnassa? Syvennytään aiheeseen hieman tarkemmin.

Mikä on laiterekisteri?

Mikäli laiterekisteri on terminä vielä tuntematon, niin laiterekisteri on järjestelmä, jonka avulla yritys pystyy seuraamaan IT-laitteidensa elinkaarta. Yksinkertaisimmillaan se on listaus kaikista laitteista, niiden perustiedoista sekä käyttäjistä. Voit lukea lisää laiterekistereistä täältä.

Onko rahoitusyhtiön oma laiterekisteri huono idea?

Kuten aikaisemmin totesimme, osa rahoituskumppaneista tarjoaa laiterekisterin osana palveluaan tai erikseen myytävänä lisäarvopalveluna. Rahoitusyhtiön laiterekistereissä on kuitenkin muutamia riskejä.

1. Laiterekisteri kattaa vain yhden rahoitusyhtiön laitteet

Jos laiterekisteri perustuu pelkästään rahoituskumppanin kautta hankittuihin laitteisiin, eikä siihen voida lisätä muualta ostettuja tai vuokrattuja laitteita, kokonaiskuvasta tulee helposti sirpaleinen. Tällöin laitetietoja joudutaan usein myös paikkaamaan Excelillä tai ulkopuolisilla työkaluilla, mikä lisää manuaalista työtä ja virheiden riskiä.

Pahimmassa tapauksessa käytössänne on useita rinnakkaisia laiterekistereitä, eikä yksikään niistä tarjoa kattavaa ja ajantasaista näkyvyyttä koko laitekantaan. Mikäli päädytte ottamaan rahoitusyhtiön oman laiterekisterin käyttöön, kannattaa vähintään varmistaa, ettei näin käy.

2. Laiterekisterin omistaa rahoitusyhtiö

Haluatko vaihtaa rahoitusyhtiötä? Aikaisemman rahoitusyhtiön tarjoama laiterekisteri ei palvele enää rahoitusyhtiön vaihdon jälkeen. Pahimmillaan kaikkia tietoja ei saada edes exportattua Exceliin, jolloin inventaariotyö pitää aloittaa uudestaan.

3. Manuaalinen työ kasvaa

Mikäli rahoitusyhtiön tarjoama laiterekisteri ei tue integraatioita tai automaation hyödyntämistä, laitetiedot vanhenevat nopeasti. Samalla IT-tiimin työtaakka kasvaa, kun tietoja joudutaan päivittämään käsin ja prosessit pyörivät muistin varassa. 

4. Käyttöoikeudet ovat rajoitettuja tai puuttuvat

Rahoitusyhtiöiden tarjoamat rekisterit on usein suunniteltu vain yrityksen IT:lle tai hankinnalle, ei organisaation laajempaan käyttöön. Jos tiimiesihenkilö, toimistopäällikkö tai laitteen käyttäjä haluaa tarkistaa laitteen tiedot, joudutaan usein turvautumaan viestittelyyn.

5. Raportointi on rajallista ja hidasta

Rahoitusyhtiöiden laiterekisterit tarjoavat yleensä vain perusraportteja; ne esimerkiksi näyttävät tyypillisesti laitelistauksen ja kuukausihinnat, mutta eivät tue monipuolisia näkymiä tai suodattimia.

Riippumaton laiterekisteri tuo kaiken tiedon yhteen ja automatisoi työtä

Olipa organisaation IT-laitteet ostettu tai leasattu, niin IT-laitteiden hallinta kannattaa aina keskittää ja käyttää siihen rahoitusyhtiöriippumatonta ratkaisua. Riippumaton ja moderni laiterekisteri tuo kaiken tiedon yhteen, mahdollistaa erilaisten automaatioiden rakentamisen sekä tarjoaa monipuoliset raportit. Tämän lisäksi voitte vapaasti vaihtaa rahoitusyhtiötä ilman, että siitä aiheutuu lisätyötä laitehallinnan osalta. 

Jos laiterekisteri elää tällä hetkellä Excelissä, hajanaisissa portaaleissa tai rahoitusyhtiön suljetussa järjestelmässä, nyt on hyvä hetki pysähtyä ja miettiä: olisiko aika ottaa laitehallinta omiin käsiin?