Miksi IT-laitteiden hallinta ilman ekosysteemiajattelua on työlästä?

Käytätkö liikaa aikaa IT-laitteiden hallintaan, vaikka organisaatiossasi on käytössä laiterekisteri? On valitettavan yleistä, että IT-laitteiden hallinta rakentuu useamman eri työkalun varaan ja tieto on hyvin pirstaloitunutta. Tämän lisäksi IT-laitteiden koko elinkaaren kattaminen vaatii myös jatkuvaa yhteistyötä niin laitetoimittajien, palveluntarjoajien kuin rahoitusyhtiöiden kanssa.

Kun eri järjestelmät ja kumppanit eivät ole kiinteä osa laitteiden elinkaaren hallintaratkaisua, manuaalinen työ lisääntyy ja virheiden riski kasvaa. Tässä kirjoituksessa tarkastelemme asiaa hieman syvemmin ja selvitämme, miksi ekosysteemimalli on paras tapa varmistaa sujuva ja tehokas IT-laitteiden hallinta.

IT-laitteiden elinkaari lyhyesti

Pintapuolisesti IT-laitteiden elinkaari vaikuttaa yksinkertaiselta: se alkaa hankinnasta, jatkuu käytöllä ja päättyy lopulta kierrätykseen tai vuokrattujen laitteiden palautukseen. IT-laitteiden elinkaaren tehokas hallinta on kuitenkin monimutkainen prosessi ja se vaatii ekosysteemiajattelua.

1. Hankinta

Jokaisen laitteen elinkaari alkaa hankinnasta. Se sisältää suunnittelua, yhteydenpitoa työntekijöihin sekä osto- ja toimitusprosessin. Omien työntekijöiden lisäksi tässä vaiheessa niin laitetoimittajat kuin eri palveluntarjoajat ovat keskeisessä roolissa. Sisäisen pelin lisäksi useiden toimittajien hallinta vie helposti paljon aikaa ja tämä korostuu erityisesti silloin, kun eri laiteluokille on omat toimittajansa.

2. Käytön seuranta

Perinteisillä ITAM-työkaluilla (laiterekisteri) inventaarion hallinta on suhteellisen helppoa. Monipuoliset integraatiot ovat kuitenkin tärkeässä roolissa, jotta tieto saadaan liikkumaan eri järjestelmien kesken ja manuaalinen työ saadaan minimoitua. Ilman kunnollisia integraatioita datavirheiden riski kasvaa ja pahimmillaan se tarkoittaa, että kaikkia laitteita ei saada osaksi seurantaa.

3. Elinkaaren päättyminen (EOL)

Lopulta jokaisen IT-laitteen elinkaari päättyy. Omistetut laitteet on kierrätettävä, kun taas vuokrattujen laitteiden palautus hoidetaan rahoitusyhtiön kanssa. On hyvin yleistä, että EOL-prosessi joudutaan hoitamaan manuaalisesti, sillä niin kierrätys- kuin palautusprosessi ovat irrallaan laiterekisteristä.

Ekosysteemimallin hyödyt IT-laitteiden hallinnassa

Jotta prosessit olisivat mahdollisimman sujuvia ja automatisoituja, IT-laitteiden hallinnan on integroiduttava niin eri järjestelmiin, toimittajiin, palveluntarjoajiin, rahoitusyhtiöihin kuin kierrätyskumppaneiden kanssa.

Ekosysteemimallin avulla kaikki elementit saadaan tuotua kiinteäksi osaksi laiterekisteriä, jonka avulla koko elinkaari saadaan automatisoitua ja paremmin hallintaan. 

Esimerkki ekosysteemin toiminnasta:

• Hankinta: Työntekijät, esihenkilöt ja IT-tiimi voivat tilata uusia laitteita suoraan laiterekisterin kautta. Tilaukset hyväksytään automaattisesti ja ohjataan oikealle toimittajalle. Säästät huomattavasti aikaa jo heti hankintavaiheessa.
• Laitteen rekisteröinti: Uudet laitteet rekisteröityvät automaattisesti laiterekisteriin toimituspäivän, mallin, sarjanumeron ja toimittajatietojen kera.
• Laitteen seuranta: Laiterekisteri seuraa rekisteröityjä laitteita automaattisesti, yhdistäen eri datalähteet ja vähentäen manuaalista työtä. Esim. käyttäjätiedot, viimeisin online-päivämäärä ja vaatimustenmukaisuustiedot pysyvät aina ajan tasalla.
• Elinkaaren päättyminen: Laitteen elinkaari määritellään automaattisesti laiteluokan mukaan. Kun laite lähestyy elinkaarensa loppua, se merkitään poistettavaksi. Työntekijät voivat nyt tilata korvaavan laitteen itsenäisesti ja rahoitus- sekä kierrätyskumppanit saavat tarvittavat tiedot automaattisesti.

IT-laitteiden hallinta ilman ekosysteemiä on tehotonta

Irrallinen laiterekisteri on usein työläs ylläpitää, jolloin sen hyöty jää usein myös vajavaiseksi. Tuomalla kaiken yhteen voitte optimoida IT-laitteiden elinkaaren hallinnan lähes kokonaan. Tämä säästää aikaa niin organisaation IT-osastolta kuin työntekijöiltä. Tällä on vaikutus myös työntekijäkokemukseen.

Etsitkö laiterekisteriä, jossa on sisäänrakennettu ekosysteemimalli? Tutustu IDR:ään – se on moderni laiterekisteri, joka tuo kaikki laitehallinnan prosessit yhteen, vähentää manuaalista työtä ja luo säästöjä.