Kannattaako Excelillä rakentaa yrityksen laiterekisteri?

Excel on erinomainen työkalu erilaisten listausten tekemiseen ja sen avulla onkin mahdollista luoda yksinkertainen laiterekisteri. Tietokenttiä on helppo lisätä oman mielen mukaan ja tällainen laiterekisteri on käytännössä ilmainen. Miksi Exceliin ei kuitenkaan kannata turvautua laitehallinnassa?

1. Manuaalinen työ

Excelillä rakennetun laiterekisterin ylläpito tapahtuu manuaalisesti, mikä ei ainoastaan vie aikaa vaan lisää myös virheiden todennäköisyyttä. Yrityksen laitekannan hallinta on melko helppoa, kun laitteita on vielä vähän, mutta kun organisaation koko kasvaa yli 50 henkilön ja jokaisella henkilöllä on 2-3 laitetta, asia muuttuu nopeasti.

2. Taloudelliset menetykset ja tietoturvariskit

Manuaalinen työ ja virheet johtavat nopeasti vanhentuneisiin tietoihin. Tämä taas voi johtaa laitteiden katoamiseen tai unohtumiseen. Varastossa käyttämättömänä olevat laitteet menettävät nopeasti arvoaan ja keskimäärin niiden arvo laskee jopa 5% kuukaudessa. Tämän lisäksi on valitettavan yleistä, että uusia laitteita tilataan, vaikka vastaavia laitteita olisi jo saatavilla varastosta.

Kadonneet ja unohtuneet laitteet voivat aiheuttaa myös tietoturvaongelmia, ja ilman automaattisia hälytyksiä voi mennä pitkään ennen kuin tilanne huomataan.

3. Työskentely yhdessä muiden kanssa

Excelillä rakennettu laiterekisteri pysyy usein hyvässä kunnossa, kun sitä ylläpitää yksi henkilö. Sen sijaan yhteistyö oman tiimin tai työntekijöiden kanssa on melko haastavaa Excelin kanssa.

Versionhallinnasta tulee nopeasti painajainen, kun useat henkilöt päivittävät samaa tiedostoa ja toisen henkilön lisäämiä virheellisiä tietoja voi olla vaikea huomata tai korjata.

4. Raportointi

Vaikka Excelin avulla on mahdollista rakentaa erilaisia raportteja, sitä ei ole suunniteltu raportoimaan laitetietoja. Raportointi on kuitenkin kriittinen osa hyvää laitehallintaa ja ne auttavat tunnistamaan toimenpiteitä vaativia alueita.

Muutama esimerkki hyödyllisistä raporteista:

• Tulevat laitteiden poistot
• Leasing-laitteet
• Käyttämättömät laitteet
• Lainatut laitteet
• Elinkaarikustannusraportti
• Poistetut laitteet

5. Integraatiot

Integraatiot muihin järjestelmiin nousevat vahvemmin esille, kun eri prosesseja halutaan automatisoida. Excel ei itsessään tarjoa valmiita integraatioita, mutta voitte tietysti rakentaa niitä itse käyttämällä eri työkaluja esimerkiksi Zapieria.

6. Laitehallinnan prosessit

Laitehallinta sisältää useampia prosesseja, kuten laitteiden hankinnan, käytön aikaisen hallinnan, kierrätyksen ja mahdollisten leasing-laitteiden palautuksen. Yhden listan käyttäminen kaikille näille prosesseille tulee nopeasti sekavaksi.

Tästä syystä kullekin prosessille usein luodaan oma välilehti tai kokonaan oma tiedosto. Mitä enemmän välilehtiä tai dokumentteja teillä on, sitä enemmän asioita teidän on muistettava päivittää.

Sen lisäksi erilaisten automaatioiden rakentaminen vähentää manuaalista työtä ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Niiden rakentaminen Excelin avulla on kuitenkin hieman hankalampaa.

7. Tuki

Tarvitsetko apua? Netistä löytyy toki valmiita malleja ja ohjeita, mutta niistä ei välttämättä ole kovin suurta apua ongelmatilanteissa.

8. Rajoitetut tietokentät

Kuten aikaisemmin todettu, niin Excelillä voi helposti luoda haluamansa määrän tietokenttiä, mutta mitä enemmän tietokenttiä luodaan sen monimutkaisemmaksi laiterekisteri muuttuu.

On tärkeää varmistaa, että laiterekisteri pysyy simppelinä, jotta sitä on helppo ja nopea käyttää.

9. Dokumentointi/liitteet

Eri laitteisiin liittyy usein eri dokumentteja, joita on hyvä säilyttää myöhempää käyttöä varten, kuten kuitteja ja huoltoraportteja. Excel ei varsinaisesti tarjoa tähän ratkaisua, joten tätä varten pitää miettiä jokin toinen ratkaisu.

10. Erilaiset lokit

Kun organisaatiosi kasvaa, on todennäköistä, että jossain vaiheessa asioita on auditoitava. Esimerkiksi ISO 27001 ja SOC 2 ovat ulkoisia auditointeja, jotka ovat yhä yleisempiä, kun tietoturvan merkitys kasvaa. On lähes mahdotonta pitää luotettavia audit-lokeja kaikista IT-laitteista ja niiden elinkaarista Excel-tiedostossa.

Katso webinaarimme ja opi, miten viet laitehallinnan prosessit uudelle tasolle.