IT-laitteiden hallinnan automatisointi – Miksi, miten ja milloin?

T-laitteiden hallintaan kuuluu monia erilaisia tehtäviä, ja pahimmassa tapauksessa lähes kaikki nämä tehtävät tehdään manuaalisesti. Yksinkertaisetkin tehtävät vievät helposti tunteja viikossa, kun hallittavia laitteita on tarpeeksi. Oikeiden työkalujen avulla tehtävät ovat kuitenkin mahdollista automatisoida, jolloin säästetään arvokasta työaikaa, tehostetaan prosesseja, minimoidaan inhimillisiä virheitä ja varmistetaan laitteiden tietoturva.

Tässä blogissa kerromme lyhyesti, miten pääsette alkuun automaatioiden kanssa ja jaamme parhaat vinkkimme.

Vaihe 1: Oikeiden työkalujen valinta

Erilaisilla integraatioilla on merkittävä rooli automaatioiden rakentamisessa. Siksi onkin tärkeää varmistaa, että valittu laiterekisteri tai joku muu IT-laitteiden hallintan suunniteltu ohjelmisto tarjoaa tarvittavat integraatiot. Jos käytätte edelleen Exceliä IT-laitteiden hallintaan, nyt voi olla hyvä aika harkita laiterekisterin hankintaa. Vaikka Excel ja muut vastaavat simppelit työkalut voivat toimia ensikosketuksena laitehallintaan, niiden päälle on vaikea rakentaa järkeviä automaatioita.

Millaisia integraatioita yleensä sitten tarvitaan? Tämä riippuu paljolti muista käytössä olevista työkaluista. Muutamia yleisimpiä integraatioita ovat esim. Microsoft Intune, Jamf, Google Workspace, ServiceNow, Jira ja Freshservice. Hyvänä sääntönä voidaan pitää, että laiterekisterin tulisi pystyä keräämään kaikki laitteet yhteen paikkaan. Kun laitetiedot ovat yhdessä paikassa myös automaatioiden tekeminen helpottuu.

Vaihe 2: Mitä kannattaa automatisoida?

Keskity tehtäviin, jotka vievät arvokasta aikaa sinulta tai IT-tiimiltäsi. Jotkut automaatiot voivat säästää aikaa myös muilta osastoilta, kuten HR:ltä ja talousosastolta. Pyri ensin poistamaan laitteiden seurantaan, valvontaan ja palautuksiin liittyviä tehtäviä.

Pelkästään laitteiden seurantaa automatisoimalla voidaan helposti säästää jopa tunteja viikossa ja parantaa lisäksi laiterekisterin tietojen tarkkuutta ja luotettavuutta.

Vaihe 3: Ensimmäisten automaatioiden rakentaminen

Mistä kannattaa aloittaa? Hyvä lähtökohta on linkittää laiterekisteri ja käytössä oleva päätelaitehallintaratkaisu. Pelkästään tällä voidaan rakentaa lukemattomia automaatioita, kuten:

• Hälytys, kun laite on merkitty uudelle käyttäjälle.
• Hälytys, jos laitetta ei ole käytetty yli 30 päivään.
• Hälytys, jos laite ei ole enää vaatimusten mukainen.
• Hälytys, kun laitteen kiintolevy on täyttymässä.

Lisävinkki:
Laiterekisterin ja päälaitehallintaratkaisun integrointi varmistaa, että käyttämättömät laitteet eivät unohdu tai jää hyödyntämättä kun ne poistuvat päätelaitehallinnasta. Näiden laitteiden hallinta ja seuranta jatkuu laiterekisterissä normaalisti.

Vaihe 4: Perinteisestä laitehallinnasta laitteiden koko elinkaaren hallintaan

Kun olet ottanut käyttöön tyypillisimmät IT-laitteiden hallinnan automaatiot, voit alkaa miettiä IT-laitteiden koko elinkaaren automatisointia – hankinnasta elinkaaren loppuun (EOL).

Olipa yrityksen laitteet sitten omia tai leasattuja, elinkaaren lopun prosessien automatisointi on avain siihen, että vuokralaitteet palautetaan ajoissa eikä vanhentuneita laitteita säilytetä tarpeettomasti. Hyvä laiterekisteri määrittää automaattisesti uusien laitteiden elinkaaren ja lähettää oikeille henkilöille ilmoituksia, kun laitteet pitäisi kierrättää uudelleenkäyttöä varten.

Nykypäivänä parhaat laiterekisterit integroituvat suoraan rahoitusyhtiöiden kanssa ja saatte leasing-tiedot automaattisesti laiterekisteriin. Tämän jälkeen automaatioiden avulla voidaan varmistaa, että laitetta käyttävä työntekijä ja/tai IT-henkilöstö saa ilmoituksen, kun on aika tilata uusi laite ja valmistella nykyisen laitteen palautusta rahoitusyhtiölle.

Loppusanat

Automaatiot ovat tehokkaan IT-laitteiden hallinnan perusta. Automatisoimalla toistuvia tehtäviä vähennät manuaalista työtä, parannat tarkkuutta ja varmistat, että laitteiden hallintaprosessit hoituvat ilman suurta inhimillistä panosta.