Erilaiset laiterekisterit vertailussa

Mitä laitteita yritys omistaaa, kenellä laite on käytössä, koska uusi laite voidaan tilata, missä palautettava leasing-laite on? Tässä muutamia kysymyksiä, joihin yrityksen IT-osasto joutuu arjessa usein vastaamaan. Ilman ajantasaista laiterekisteriä asian selvittämiseen kuluu helposti paljon aikaa ja pahimmillaan tietoa ei saada ollenkaan selville.

Tässä blogissa tarkastelemme eri tyyppisiä laiterekistereitä sekä pohdimme niiden hyviä ja huonoja puolia.

Mikä laiterekisteri on?

Laiterekisteri on tietokanta, josta selviää mitä laitteita tai välineitä yrityksellä on hallinnassaan. Laitteiden perustietojen (malli, valmistaja, sarjanumero jne.) lisäksi laiterekisteristä löytyy usein muun muassa laitteiden käyttäjä ja sijaintitiedot, hankintatiedot, takuutiedot ja huoltohistoria.

Laiterekisterien tarkoituksena on helpottaa laitteiden seurantaa, hallintaa ja ylläpitoa. Toimiva laiterekisteri säästää aikaa ja varmistaa, että yrityksen omistamat laitteet ovat tehokkaassa käytössä niiden koko elinkaaren ajan. Niin sanottujen “assettien” tunteminen on myös oleellinen osa yrityksen tietoturvaa ja riskienhallintaa.

Excel yrityksen laiterekisterinä

Plussat:

Excel on kaikille tuttu työkalu, jonka avulla on helppo rakentaa erilaisia listauksia. Yksinkertaisuudessaan laiterekisteri voikin olla Excelissä ylläpidettävä lista yrityksen omistamista laitteista, johon on jokaisen laitteen osalta merkitty niiden tärkeimmät tiedot ja käyttäjä. Yksinkertaisuuden lisäksi Excelin avulla rakennettu laiterekisteri on käytännössä ilmainen.

Miinukset:

Kun laitemäärä kasvaa, laitteiden hallinta Excelissä käy työlääksi eikä se tarjoa keinoja rajoittaa tietojen näkyvyyttä käyttäjälähtöisesti. Integraatioiden puuttumisen takia tietojen manuaalinen syöttäminen on työlästä ja virhealtista eikä laitetietoihin ei voi kunnolla luottaa.

Rahoitusyhtiön oma laiterekisteri

Plussat:

Rahoitusyhtiöt tarjoavat lähes aina yksinkertaista “laiterekisteriä” leasing-laitteiden hallintaan. Kyseessä on verkkoportaali, jonka avulla nähdään helposti mitä laitteita yritys on rahoittanut, milloin sopimukset loppuvat, mitkä ovat vuokravastuut jne.

Miinukset:

Rahoitusyhtiön tarjoama laiterekisteri on valitettavan usein vain “sopimusrekisteri” rahoitetuille laitteille eikä se sisällä asiakaskohtaisesti räätälöitäviä automaatioita muihin järjestelmiin. Käyttäjäoikeuksien antaminen eri henkilöstöryhmille ei tyypillisesti ole mahdollista ja laiterekisteri jää vain “hallinnon” työkaluksi. Rahoitusyhtiöiden laiterekisterit eivät kunnolla palvele muita kuin rahoitettuja laitteita vaikka joidenkin rahoitusyhtiöiden laiterekistereihin asiakas voikin luoda manuaalisesti ostettuja laitteita.

Toimittajan ostorekisteri

Plussat:

Mikäli yritys on keskittänyt laiteostot yhdelle toimittajalle, toimittajan tarjoama ostohistoria voi toimia yksinkertaisena laiterekisterinä. Hankintahistorian avulla yritys näkee mitä laitteita se on hankkinut, koska ne on ostettu ja niiden hintatiedot. Ominaisuus on käytännössä ilmainen.

Miinukset:

Staattinen ostohistoria ei palvele ollenkaan käytönaikaista laitteen elinkaaren seurantaa. Yritys ei tiedä missä laite on eikä tiedon pohjalta voida rakentaa automaatioita muihin järjestelmiin. Tämän lisäksi ostorekisterin käyttöliittymä voi olla hyvin kankea, ja samoin kuin rahoitusyhtiön portaalin kohdalla, kyse on enemmänkin laiteluettelosta kuin varsinaisesta laiterekisteristä. Mikäli ostot jakautuvat eri toimittajien kesken, kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa.

Perinteiset laiterekisterit

Plussat:

Perinteisissä laiterekistereissä fokus on suunnattu laitteiden käytönaikaiseen seurantaan. Näissä järjestelmissä on useasti joitain integraatioita esim. UEM-järjestelmiin ja laitetietoja voidaan päivittää automaatiolla. Esimerkiksi laitteen käyttäjätieto ja viimeisin online-tieto saadaan päivitettyä automaattisesti.

Miinukset:

Perinteiset laiterekisterit eivät yleensä linkity käytönaikaisen seurannan ulkopuolelle. Toisin sanoen laitteiden tilaaminen ja tietoturvallinen kierrätys pitää toteuttaa manuaalisesti toista kautta. Leasing-laitteiden osalta palautusprosessin koordinointi pitää edelleen hoitaa manuaalisesti rahoitusyhtiön järjestelmän kautta. Lisäksi perinteiset laiterekisterit eivät tarjoa ekosysteemimallia, jolla esim. laitetoimittajat ja huoltoyhtiöt on integroitu osaksi laiterekisterin ylläpitoa.

Modernit laiterekisterit

Plussat:

Perinteisten laiterekisterien rinnalle on noussut laitteiden elinkaaren hallintaohjelmistot. Näissä ohjelmistoissa laitehallinnan rinnalle on tuotu myös laitteiden hankinta ja kierrätys.
Omien laitteiden lisäksi tälläisellä ohjelmistolla voidaan usein myös hallita eri rahoitusyhtiöiden leasing-laitteita.

Laitteiden elinkaaren hallintaohjelmistot tarjoavat monipuoliset integraatiot, joiden avulla voidaan helposti automatisoida lähes kaikki laitehallinnan manuaaliset prosessit. Ekosysteemimallin ansiosta toimittajat, huoltoyhtiöt, rahoitusyhtiöt ym. kumppanit voidaan integroida osaksi laiterekisteriä.

Miinukset:

Modernit laitteiden elinkaaren hallintaratkaisut sisältävät paljon ominaisuuksia, mitkä eivät välttämättä ole tarpeen pienillä laitemäärillä (alle 100 laitetta) erityisesti ottaen huomioon ohjelmistojen korkeamman hinnan.