Warum und wann IT asset management software?

Ein effektives IT-Asset-Management wird in der Regel dann wichtig, wenn Unternehmen wachsen und die Anzahl der Geräte steigt. Eine einfache Geräteliste in Excel ist dann kein effizientes Asset-Management-Tool mehr, denn Sie müssen sich mehr Gedanken über Beschaffung, Wartung und intelligente Nutzung der Geräte machen.

All dies ausschließlich mit Excel zu verwalten, wird schnell zeitaufwändig und greift oft zu kurz. Unzureichend verwaltete Anlagen können zu unnötigen Kosten, Ineffizienz und mehr manueller Arbeit für Ihr IT-Team oder die Personalabteilung führen.

Dies ist der Punkt, an dem die Anschaffung einer speziellen Software für das IT-Asset-Management sinnvoll ist. Wir haben 10 Gründe zusammengestellt, warum die Investition in eine Asset-Management-Software eine sinnvolle Entscheidung ist.

10 Gründe für den Wechsel von Excel zu IT Asset Management Software:

Immer aktuelle Geräteinformationen

Excel mag zwar als einfaches Geräteregister dienen, ist aber oft veraltet und bietet keinezusätzlichen Vorteile. Mit einer modernen ITAM-Software (IT Asset Management) können Sie sicherstellen, dass die Geräteinformationen immer auf dem neuesten Stand sind, und Sie können die Gerätenutzung, den Wartungsverlauf und andere wichtige Details mit geringem Aufwand verfolgen und Automatisieren.

Umfassendes Lebenszyklus-Management

Denken Sie daran, dass es bei der IT-Asset-Verwaltung nicht nur darum geht, zu wissen, welche Geräte Sie in Ihrem Unternehmen haben. Mit dem richtigen Tool erhalten Sie eine zentralisierte Plattform für die effektive Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Geräten. Zusätzlich zu den wichtigen Geräteinformationen können Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren, die Wartung verfolgen und sogar das Recycling automatisieren.

Automatisierte Aufgaben

IT Asset Management Software hilft Ihnen, Zeit zu sparen und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, mit denen Ihre IT-Abteilung oder Ihre Mitarbeiter ihre wertvolle Zeit verbringen. Mit ITAM-Software können Sie Warnmeldungen für verschiedene Dinge wie das Ende von Leasingverträgen, das Auslaufen von Garantien oder Software-Updates einstellen. Dadurch wird die manuelle Nachverfolgung reduziert und sichergestellt, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden. Außerdem können Sie Prozesse wie Einkauf und Recycling automatisieren. Durch die Automatisierung grundlegender Routineabläufe lassen sich Zeit und Geld sparen.

Besserer Gerätewert

ITAM-Software trägt dazu bei, die Lebensdauer und Nutzung Ihrer Geräte zu optimieren. Wenn Geräte ordnungsgemäß gewartet und bei Verfügbarkeit ausgetauscht werden, verlängern Sie die Nutzungsdauer. Auf diese Weise sparen Sie auch Kosten, da die Anschaffung neuer Geräte aufgeschoben werden kann.

Integrationen

IT-Asset-Management-Software ermöglicht häufig die Integration mit anderen Systemen und Diensten. Diese Integrationen verbessern und automatisieren die Prozesse weiter. Mit den richtigen Integrationen können fast alle zeitraubenden Aufgaben automatisiert werden. Außerdem können Sie die Daten über automatisierte Integrationen z.B. von Microsoft Intune, JAMF oder Workspace One anreichern.

Kosteneinsparungen

ITAM-Software hilft, unnötige Gerätekäufe und zusätzliche Wartungskosten zu vermeiden. Die in die Anschaffung von ITAM-Software investierten Mittel werden dadurch oft innerhalb weniger Monate wieder hereingeholt.

Bessere Sicherheit

Sicherheit ist in der heutigen Welt wichtiger denn je. Mit einer IT-Asset-Management-Software haben Sie „jemanden“, der Sie daran erinnert, wenn Sie reagieren müssen, beispielsweise wenn Geräte verloren gehen. Bedenken Sie außerdem, dass Sicherheit auch in der Entsorgungsphase eine entscheidende Rolle spielt. Die beste IT-Asset-Management-Software verfügt in der Regel auch über eine ISO 27001-Zertifizierung, die die Asset- und Datensicherheit weiter verbessert.

Nachhaltigkeit

Heutzutage werden in Europa nur 42,5 % des Elektroschrotts recycelt, was einen wichtigen Bereich unterstreicht, den Unternehmen verbessern müssen. Elektroschrott stellt eine Gefahr für die Umwelt dar und enthält wertvolle Metalle, die wiederverwendet werden könnten. Wenn Sie die Altgeräte außerdem mithilfe der richtigen Recyclingpartner recyceln, können diese Ihre Altgeräte weiterverkaufen, was zu einer erheblichen CO2-Kompensation für Ihr Unternehmen führt.

Mit der richtigen IT-Asset-Management-Software (ITAM) wird dieses Ziel machbar. Die beste IT-Asset-Management-Software verfügt über ein integriertes Recyclingsystem, das mit dem Asset verknüpft ist und dabei hilft, den Recyclingprozess zu rationalisieren.

Rücknahme/Rückkauferstattung

Die Marktnachfrage nach alten IT-Geräten variiert im Laufe der Zeit, was bedeutet, dass auch die Rückerstattungen, die Recyclingunternehmen bereit sind, Ihre alten Geräte zu kaufen, variieren. Mit der IT-Asset-Management-Software können Rückkaufangebote automatisch bei mehreren Recyclingunternehmen eingeholt werden, was Ihnen den bestmöglichen Preis für die Geräte garantiert.

ITAM-Software stellt außerdem sicher, dass neue Mitarbeiter vom ersten Tag an über die benötigten Geräte verfügen. Das Warten auf die Ankunft von Geräten kann zu einem Produktivitätsverlust von einer Woche führen. Darüber hinaus stellt auch der Weggang von Mitarbeitern ein bedeutsames Szenario dar. Wenn eine Person das Unternehmen verlässt und ihre Geräte ungenutzt eingelagert bleiben, können wertvolle Vermögenswerte lange Zeit ungenutzt bleiben, ohne dass sie rotiert oder recycelt werden.

In Summe

Wenn die Größe Ihres Asset-Inventars zunimmt, bietet die Einführung einer IT-Asset-Management-Software eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören eine zentrale Steuerung, Automatisierung und eine Steigerung des Anlagenwerts.