Miten ja milloin IT-laitekanta kannattaa auditoida?
IT-laitekannan auditoinnit jäävät monissa organisaatioissa helposti taka-alalle. Jos organisaatiolta puuttuu selkeä ymmärrys siitä, mitä laitteita ja ohjelmistoja on käytössä, on niiden hallinta huomattavasti vaikeampaa. Tällä on iso vaikutus myös tuleviin hankintapäätöksiin.
Tässä blogitekstissä avaamme aihetta hieman laajemmin ja jaamme omat vinkkimme auditoinnin tekemiseen.
Mitä IT-laitekannan auditointi tarkoittaa?
Lyhyesti sanottuna auditointi tarkoittaa prosessia, missä käydään systemaattisesti läpi kaikki organisaation omistamat tai vuokraamat IT-laitteet ja ohjelmistot. Näihin voivat kuulua esimerkiksi läppärit, puhelimet, näytöt sekä eri ohjelmistolisenssit.
Auditoinnin jälkeen teillä pitäisi olla selkeä tieto siitä, mitä on käytössä, missä laitteet sijaitsevat, kuka niitä käyttää ja noudattavatko ne yrityksen käytäntöjä. Usein auditoinnin yhteydessä löytyy myös laitteita ja lisenssejä, jotka ovat jääneet kokonaan käyttämättä.
Miksi IT-laitteiden auditointi on tärkeää?
IT-laitteiden ja ohjelmistojen määrä kasvaa vauhdilla lähes kaikissa organisaatioissa. Kun laite- sekä ohjelmistokanta paisuu tarpeeksi, on yhä vaikeampaa pitää kirjaa siitä, mitä oikeasti käytetään ja mitä ei. Tämän lisäksi käyttäjävaihdokset ovat osa arkipäivää.
Esimerkiksi: 100 työntekijän yrityksellä voi helposti olla yli 300 laitetta. Tässä luvussa on vasta henkilökohtaiset laitteet. Ohjelmistolisenssit sekä yhteiskäyttölaitteet tulevat tähän vielä päälle.
Auditoinnilla ei pelkästään pysytä ajan tasalla. Hyvällä hallinnalla yritykset voivat säästää IT-kustannuksissa peräti 20%. Säästö syntyy karsimalla turhia lisenssejä ja optimoimalla laitteiden käyttöä. Tietoturvaa ei myöskään kannata unohtaa. Mikäli laitteita katoaa seurannasta tai ohjelmiston käyttäjätunnukset murretaan, seurauksena voi olla kalliita riskejä.
Miten IT-laitekannan auditointi tehdään?
Ensimmäinen askel on päättää, mitä halutaan auditoida. Osa organisaatioista aloittaa tietyllä kategoriolla, osa käy läpi koko laitekannan ja ohjelmistot. Kun tavoite on määritelty, aloitetaan tiedon kerääminen ja varmistaminen. Jos kaikki pitää tehdä nollasta, hyvä lähtökohta on käydä läpi hankintahistoria ja UEM-järjestelmän tiedot. Tämän lisäksi muita työntekijöitä voi pyytää listaamaan käytössä olevat laitteet.
Kerätty tieto kannattaa dokumentoida huolellisesti. Suosittelemme keräämään vähintään laitteen tai ohjelmiston perustiedot, käyttäjä ja sijainti. Excel ei kuitenkaan ole tähän paras väline. Tässä kohtaa ITAM-järjestelmät/laiterekisteri (IT Asset Management) tulevat kuvaan mukaan. Jos organisaatiolla ei vielä ole kunnollista laiterekisteriä, auditointi on erinomainen tilaisuus sellaisen käyttöönottoon.
Miten laiterekisteri helpottaa auditointia?
Manuaalinen auditointi on erittäin työlästä, kun laitteita ja ohjelmistoja on paljon. Toisaalta erilaiset ITAM-työkalut, kuten IDR, on suunniteltu tekemään auditointiprosessista tehokkaan.
Hyvän laiterekisterin avulla voit esimerkiksi:
- Inventoida laitteet helposti ja havaita muutokset laitteissa, ohjelmistoissa ja pilvipalveluissa
- Seurata käyttöä ja vastuita reaaliajassa
- Hallita koko laitekantaa yhdestä paikasta
- Laatia tarkkoja raportteja ilman ylimääräistä työtä
- Asettaa hälytyksiä lisenssien vanhenemisesta, kadonneista laitteista tai vaatimustenmukaisuusriskeistä
Yksittäisestä auditoinnista osaksi arkea
Hyvin toteutettu auditointi auttaa vähentämään turhia kustannuksia ja varmistaa, että laitteet ja ohjelmistot palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla.
ITAM-järjestelmän avulla auditoinnista tulee osa arkea, ei vuosittainen urakka. Kun päätökset perustuvat ajantasaiseen dataan, turha työ vähenee ja vältetään tilanteet, joissa etsitään kadonneita laitteita tai maksetaan käyttämättömistä lisensseistä. Parhaassa tilanteessa ylimääräisiä auditointeja ei edes tarvitse tehdä.
Jos etsit tehokasta mutta helppokäyttöistä ITAM-ratkaisua, kannattaa varata lyhyt demo ja katsoa, miten IDR toimii käytännössä. Voit myös osallistua tulevaan webinaarimme.
